Avrupa’da Yönetilen Doküman Hizmetleri

Son yıllarda Avrupa ülkelerinde BT  gereksinimleri oldukça arttı. Güvenlik yönleri ve yeni Müşteri İlişkileri Yönetimi ve Şirket Kaynak Planlama (ERP) çözümleri firmalardaki BT yöneticileri tarafından bahsedilmesi gereken anahtar çözümler haline geldi. Aynı zamanda, baskı maliyetleri artmaya devam etmekte ve BT departmanları uzman bölümler için iş süreçleri sağlama gereği duymakta ve firma içerisindeki ekonomik ve ya da yapısal değişiklikler için daha hızlı hareket etmeye ihtiyaç duyulmakta.  Bu durum ise yeni yazılım ve donanım gerektirmektedir.

KYOCERA tarafından yetkilendirilen Avrupalı bir MDS çalışması, Avrupa’daki firmaların büyüyen maliyet baskıları ile başa çıkmada etkili doküman yönetiminin belirgin bir yardımcı olduğuanu fark ettiklerini ortaya koydu. Ankete katılan BT karar vericilerin %70’i maliyeti azaltmada uygun bir MDS konseptinin önemini farkında. %52’si ise iş süreçlerinde hızlanma görmeyi beklemekte ve %47’si gelişmiş maliyet şeffaflığını benimsemekte. Bu durum MDS ve doküman yönetim süreçlerini Avrupa genelinde  öncelikli bir BT  konusu yapmaktadır.

• MDS süreçleri hakkındaki kararlar üst düzey yönetiim seviyesinde alınmaktadır.
• Şşirketlerin%81i baskı ve doküman yönetim altyapısından memnun.
• Şirketlerin %49’u anahtar kriter olarak maliyetleri sayfa başı olarak baz alırken %74’ü baskı ve kopyalama alanında daha geniş bir maliyet şeffaflığı görmek istemektedir.
• Doküman işlemede daha otomatize süreçler gerekmektedir.
• Dört şirketten biri önlerindeki 12 ay içerisinde doküman yönetimini değiştirmeyi planlamaktadır. Son iki yıl içerisinde % 64’ü zaten değiştirmeye başlamıştır.
• %70’i MDS’in belirgin ölçüde maliyetlerini azaltmakta yardımcı olacağına, bütçelerinin %47’sine kadar daha iyi kontrol sağlayacaklarına ve %52’ye kadar iş süreçlerini iyileştireceklerine ikna olmuştur.
• MDS kullanmanın hedefi baskı ve fotokopi altyapısını standart hale getirmek (%44), daha iyi doküman çıktı yönetimi (%38) ve azaltılmış toplam maliyet (%35).
• Üç şirketten biri Yönetilen Doküman Hizmetleri sayesinde iklim karbon ayak izlerini ciddi olarak iyileştirmek istediğini belirtmiştir.