1. Hedeflerinizi belirleyin.

Bir doküman yönetimi sisteminde karar kılmadan önce hedeflerinizi açıkça listeleyin. Yönetilen doküman hizmetleri genelde aşağıdaki amaçlara hizmet ederler:

– Dokümanların bulunmalarını ve paylaşılmalarını kolaylaştırarak verimliliği artırmak

– Dokümanların dijitalleştirilmesi ve doküman yönetimi araçlarının ofis yazıcıları ve MFP’lere entegre edilmesiyle kağıt kullanımının azaltılması

– Farklı bölümlerde veya lokasyonlarda bulunan çalışanların aynı dokümanlar üzerinde çalışmalarına olanak tanıyarak iş birliğini geliştirmek

– Kimlik tanımlama / kullanıcı yetkilendirme gibi işlevlerle doküman güvenliğini ve yerel, ulusal ve uluslararası güvenlik protokollerine uyumu kolaylaştırmak

Bu hedeflerden hangilerinin işletmeniz için geçerli olduğunu belirleyip geçerli hedeflerinizi öncelik sırasına koymak en iyi doküman iş akışı çözümünü bulmanın ilk ve en önemli adımıdır.

– Periyodik aralıklarla yenilenmesi gereken dokümanlar (ör. yıllık sözleşmeler, personel sağlık dosyaları) için hatırlatıcı işlevi görür

– Birden çok çalışanın gerekli dokümanlar üzerinde düzenleme yapmalarına izin vererek işletmelere üst düzey iş birliği olanakları sunar.

3. Size en uygun çözüm modelini düşünün.

Doküman yönetimi sistemleri ortaya çıkışlarından bu yana pek çok değişiklik geçirdiler. Günümüz işletmeleri yalnızca şirket sınırları dahilinde bulunan donanım ürünlerine kurulan doküman yazılımları ile bulut gibi sistemler üzerinde çalışan ve mekana bağlı olmayan yazılımlar arasında seçim yapabiliyor, ya da bunların bir arada bulunduğu daha gelişmiş sistemleri tercih edebiliyorlar. Bu seçimin ne yönde olacağını ise işletmenin genel yapısı ve kurulacak teknolojiyi hangi amaçla kullanacağı belirliyor.

– Kimi doküman yönetimi çözümleri düzenli olarak güncellenmesi / kontrol edilmesi gereken dokümanlar için hatırlatıcılar kurulmasına olanak tanır. Yoğun çalışan hukuk, muhasebe, finans gibi departmanlar için bu tarz hatırlatıcılar hayat kurtarıcı olabilir.

– Pek çok işletme için çeşitli dokümanların tüm yaşam döngülerinin yönetilebilir olması ve böylece onları kimlerin inceleyebileceğinin ve değiştirebileceğinin kontrol altında tutulması hem doküman güvenliği, hem de iş akışı yönetimi açısından önemli bir ihtiyaçtır. Böyle bir ihtiyacınız varsa ayrıntılı izleme ve yönetim işlevlerine sahip iş akışı çözümlerine yönelmeniz yerinde olacaktır.

– Özellikle büyük ölçekli ve uluslararası şirketlerde binlerce doküman arasından o an ihtiyaçları olan veriyi bulmak çalışanların büyük ölçüde zaman kaybı yaşamalarına neden olabilir. Kullanıcılara detaylı arama opsiyonları sunan doküman çözümleri zaman kayıplarının önüne geçerek verimliliği artırır.

5. Seçenekleri gözden geçirin ve deneyimleyin.

İhtiyaçlarınızı belirledikten sonra bunları karşılayacağını düşündüğünüz seçenekler arasından eleme yapmaya başlayabilirsiniz. Seçenekleri kağıt üzerinde inceleyip sayılarını azalttıktan sonra hizmet sağlayıcılarla görüşüp listenizdeki çözümlerin tanıtım (demo) versiyonlarını belli bir süre kullanmayı talep etmek doğru doküman yönetimi sistemini bulmanıza büyük ölçüde yardımcı olacaktır. Mümkün olan tüm sistemleri deneyimledikten sonra şirketinizdeki ilgili departmanlarla (sistemi en yoğun kullanacak birimler, BT departmanı vb.) görüşüp nihai kararınızı verebilirsiniz.

 

 

KYOCERA Bilgitaş Turkey Doküman Çözümleri A.Ş. Yönetilen Doküman Hizmetleri (MDS) ve Doküman Yönetimi Çözümleri için bize ulaşabilirsiniz.

İşte dijital dokümanların işletmelere sağladığı başlıca avantajlar;

1.  Yer tasarrufu: Çalışanlarınızı gerekli olmadıkça işlerini basılı dokümanlar kullanmak yerine e-posta hesapları aracılığıyla halletmeye teşvik etseniz ve kullanım döngüsü sonlanan dokümanları her hafta geri dönüşüme gönderseniz dahi; işletmenizde kullanılan kağıt dokümanların miktarı her geçen gün artacak, depolama maliyetleri ve arşive ayrılması gereken fiziksel alanla ilgili sorunlar sürekli karşınıza çıkacaktır. Dijital dokümanlar ve ayrıntılı hazırlanmış ofis baskı politikaları, doküman arşivlemek için kullanılan fiziksel alanın minimuma indirilmesine ve ilerleyen dönemde de kontrol altında tutulmasına yardımcı olur.

2. Beklenmeyen durumlarda bilgi kaybı riskinin azalması: İşletmeniz için hayati öneme sahip bilgiler basılı halde arşivleniyorsa; herhangi bir doğal afet durumunda bunların tümünün kaybedilmesi söz konusu olabilir. Dijital dokümanların bulut, şirket binası dışında yer alan harici bir sunucu gibi kaynaklarda saklanmaları, hiç değilse kritik bilgilerin bu gibi platformlar üzerinden yedeklenmesi mümkün olduğundan beklenmeyen durumlardaki kayıp riski en aza iner.

3. Doküman düzenleme imkanı: İş süreçlerinde kullanılan pek çok doküman, yaşam döngüsü boyunca pek çok revize ve düzenleme işleminden geçer. Dijital dokümanlar pek çok kullanıcının aynı dokümana erişip üzerinde ortak olarak çalışabilmelerine ve düzenleme yapabilmelerine olanak tanır. Bunun yanı sıra dijital doküman yönetimi sistemleri sayesinde ilgili kişilerin her zaman dokümanların en güncel ve onaylanmış versiyonlarına eriştiklerinden emin olunarak muhtemel karışıklıkların önüne geçilir.

4. Doküman kaybının önüne geçilmesi: Yapılan araştırmalar; gün içinde işlem gören kağıt dokümanların azımsanamayacak bir kısmının yanlış yere yönlendirildiğini ya da tamamen kaybolduğunu ortaya koymaktadır. Dokümanların dijital ortamda arşivlenmesiyle bu tarz yanlış yönlendirme ve kayıpların yaşanması önemli ölçüde engellenir.

6. Güvenlik avantajları: Dosya dolaplarında saklanan kağıt dokümanların onlara erişmeye yetkisi olmayan kişiler tarafından görülebilmeleri olasıdır. Personel bilgileri, müşteri kayıtları ve finansal bilgilere dair belgelerin sakladığı dolapların açık bırakılması ya da kilitlerinin kolayca açılabilir nitelikte olması işletmeleri ciddi maddi kayıplar ve/veya hukuki yaptırımlarla karşı karşıya bırakılabilir. Gerekli güvenlik önlemlerinin alındığı dijital doküman depolama sistemleri ile bu tarz risklerden kaçınmak mümkündür.

7. Hızlı doküman arşivleme / geri alma imkanı: Günümüz iş dünyasında hız, başarının en önemli anahtarlarından biridir. Çalışanların değerli zamanlarını karmakarışık dolaplarda ihtiyaçları olan belgeleri arayarak geçirmeleri hem bu açıdan, hem de çalışan memnuniyeti açısından istenilen bir durum değildir. Dijital dokümanların avantajları arasında en önemlilerinden biri; hem ofis içi, hem de mobil ve uzaktan çalışan personele ihtiyaç duydukları belgelere istedikleri zaman, istedikleri yerde kolayca ve hızlı biçimde ulaşma imkanı sunulabilmesidir.

8. Arama ve paylaşma işlevleri: İhtiyaç halinde dijital dokümanlar arasında, internet arama motorlarına benzer şekilde çalışan sistemlerle ve çeşitli parametreler (anahtar kelime, tarih, departman gibi.) arama yapmak mümkündür. Aranabilirlik özelliği; belirli bir iş için en uygun bilgiyi sağlayacak dokümanın hızlıca bulunmasını sağlayarak zaman kaybının önüne geçer ve yapılan işlerde etkinliği yükseltir. Bunun yanı sıra profesyonel bir doküman yönetimi sistemi, çalışma gruplarının dokümanların güncel ve doğru versiyonlarına pratik biçimde ulaşıp aynı materyalin üzerinde çevrimiçi olarak çalışabilmelerine olanak tanır.

 

Doküman iş akışı süreçlerinizin detaylı analizini ve optimizasyonunu kapsayan, işletmenizin ihtiyaçlarına uygun terzi usulü Doküman Çözümleri ve Yönetilen Doküman Hizmetleri hakkında ayrıntılı bilgi için bize hemen ulaşın.

2. Kullanıcı dostu mobil baskı uygulamaları

Günümüzde pek çok yazıcıya / çok fonksiyonlu fotokopi makinesine (MFP) son derece basit, kullanıcı dostu mobil uygulamalar yoluyla bağlanmak ve mobil baskı almak mümkündür. Mobil baskı uygulamaları akıllı cihazların uygulama servisleri üzerinden kolayca bulunup ücretsiz olarak indirilebilirler. Bunun yanı sıra Apple ve Google’ın bu işleve yönelik kendilerine ait resmi birer uygulamaları (sırasıyla AirPrint ve Google Cloud Print) da mevcuttur.

3. Güvenlik

Mobil teknoloji ve baskı teknolojileri alanlarında meydana gelen gelişmeler çerçevesinde, geçmiş dönemde pek çok işletmenin bu konuda ciddi çekinceleri olsa da, mobil baskı ve güvenli baskı kavramları bir arada bulunabilir hale gelmiştir. Günümüzde mobil baskılar hem mobil cihazlar, hem de yazıcı / MFP’ler, hem de bulut servisleri tarafında kullanıcıya özel PIN kodları, QR kodları gibi çeşitli yöntemlerle korumaya alınabilmektedir.

4. Gelişmiş müşteri deneyimi

Özellikle müşterilerini ve iş ortaklarını ofislerinde sık sık ağırlayan, bağlantıda bulundukları kişi ve kuruluşlarla sürekli görüşme halinde bulunan işletmeler için mobil baskının avantajları; olumlu izlenim yaratma alanında da ön plana çıkmaktadır. Hiç şüphesiz, mobil / evden / uzaktan çalışanlarının yanı sıra müşterilerinin, iş ortaklarının ve misafirlerinin de mobil baskının imkanlarından faydalanmasına olanak tanıyan işletmeler, içinde bulunduğumuz dijital dönüşüm çağında önemli bir rekabet avantajına sahip olacaklardır.

 

 

KYOCERA Bilgitaş Turkey Doküman Çözümleri A.Ş. olarak müşterilerimize sunduğumuz gelişmiş Mobil ve Bulut Baskı Çözümleri hakkında ayrıntılı bilgi almak için bize ulaşın.

 

Güvenli baskının esas olarak iki aşamadan meydana gelen bir süreç olduğunu söyleyebiliriz. Bu aşamalar;

– Bir kullanıcının yazdırma işini ağa bağlı bir yazıcıya / MFP’ye (çok fonksiyonlu fotokopi makinesi) göndermesi ve

– Yazdırma işinin yazıcıda / MFP’de işlenmesi ve serbest bırakılmasıdır.

İşletmelerin rekabet ortamında karlılıklarını sürdürebilmelerinin hız ve güvenlik unsurlarını bir araya getirebilmelerine bağlı olduğu günümüzde, güvenli baskının avantajları söz konusu süreçlerin sağlıklı işleyişini garanti altına almak için kullanılmalıdır.

Güvenli baskının işletmelere sağladığı başlıca faydalar;

2. Baskı Maliyetleri Kontrolü

Yapılan araştırmalar, dünya çapındaki ofislerde kullanılan kağıtların yaklaşık %45’ini geri dönüştürülmeksizin çöpe atıldığını ortaya koymaktadır. Bu kağıt israfının büyük çoğunluğunu yanlışlıkla basılan dokümanlar oluşturmaktadır. Gün içinde basılan birkaç sayfa gereksiz doküman ilk bakışta çok büyük bir sorunmuş gibi görünmese de, kontrolsüzce alınan baskılar nedeniyle baskı maliyetleri kısa sürede katlanarak artabilir.

Güvenli baskının avantajlarına sahip çok fonksiyonlu fotokopi makinesi ve yazıcılar; çalışanların baskı işlerini yazdırmadan önce tekrar gözden geçirmelerine, gerekiyorsa bu işlerin cihaz başında iptal edilmelerine olanak tanır. Ayrıca esas işlevleri doküman, personel ve proje bazlı baskı hacimlerinin kontrolü olan baskı takibi işlevleri ile renkli ve/veya tek taraflı baskılara sınırlama getirilerek de çıktı maliyetleri kısıtlanabilir.

3. İş Akışlarının İyileşmesi

İş akışlarını daha etkin ve verimli hale getirmek, her işletmenin ana hedeflerindendir. Çalışanların baskılarını başkaları görmeden alabilmek için sürekli işlerini bırakıp yazıcıların ve çok fonksiyonlu cihazların yanına gitmeleri, zaman kaybı ve dikkat dağınıklığı başta olmak üzere pek çok nedenle, verimliliği olumsuz yönde etkiler. Güvenli baskı işlevleri sayesinde çalışanların cihazlara gönderdikleri baskı işlerini kendilerine özel PIN kodu ve/veya kimlik kartlarıyla istedikleri an, ofisteki herhangi bir cihaz üzerinden alabilmeleri bu noktada işletmeler büyük bir avantaj sağlar.

KYOCERA Bilgitaş Turkey Doküman Çözümleri A.Ş. olarak sağladığımız Maliyet Kontrolü ve Güvenlik çözümleri hakkında bilgi almak için bize hemen ulaşabilirsiniz.

Peki, dünyanın dört bir yanındaki ofislerde her gün yoğun olarak kullanılan baskı cihazlarına yönelik başlıca güvenlik tehditleri neleri içeriyor?

1. Cihaz Temelli Güvenlik Riskleri

Ofis ortamında kullanılan bir çok fonksiyonlu fotokopi makinesi (MFP)ya da yazıcıya gönderilen baskı, tarama, kopyalama işleri ve alınan / gönderilen fakslar cihazın dahili sürücüsünde depolanıyorsa, bu depolama biriminin dışarıdan gelebilecek doküman güvenliği tehditlerine karşı korunması gerekir. Cihazların çalınması / verilerin üzerine yazma gibi gelişmiş temizleme yöntemleri uygulanmadan işletmeden çıkarılması gibi durumlarda dahili depolamadan düzgün bir şekilde silinmeyen kayıtlı belgelerin kötü amaçlı kişiler tarafından ele geçirilmesi riski söz konusu olabilir.

Cihaz ayar ve yapılandırmalarının yeterli korumaya sahip olmaması da yaygın MFP / yazıcı güvenlik tehditleri arasında yer alır. Değişikliklere karşı doğru biçimde koruma altına alınmamış ayar ve yapılandırmalar yanlışlıkla veya kötü amaçlı olarak manipüle edilmeye açıktır. Yetkisiz kişilerin cihaz ayarlarına erişimi durumunda; baskı işlerinin değiştirilmesi, yeniden yönlendirilmesi, kaydedilmiş dokümanlara erişilmesi, cihazın fabrika ayarlarına döndürülmesi ya da tüm ayarların silinmesi gibi riskleri ortaya çıkabilir.

2. Ağ Temelli Güvenlik Riskleri

Ağa bağlı yazıcı / MFP’ler, özellikle de güncel güvenlik önlemleriyle / kullanıcı yetkilendirme yazılımlarıyla korunmuyorlarsa, ağa bağlanan herhangi bir kişinin erişimine ve müdahalesine açık hale gelebilirler. Bunun yanı sıra sızılması kolay ağlara bağlı bilgisayarlardan yine ağa bağlı baskı cihazlarına yazdırılmak üzere gönderilen dokümanlar kötü amaçlı kişiler tarafından ele geçirilebilir.

Gerekli önlemler alınmadığında, internet üzerinden erişime açık yazıcılar potansiyel baskı güvenliği tehditlerinin hedefi olabilirler. Saldırganlar cihazlara ilgisiz baskı işleri gönderebilir, cihazları faks iletimi için kullanabilir, kilitleyebilir, ekran göstergelerini manipüle edebilir, cihaz ayarlarını değiştirebilir veya kayıtlı dokümanların kopyalarına ulaşabilirler, cihazları uzaktan yönetmek için içlerine zararlı yazılımlar gömebilirler.

3. Kullanıcı Kaynaklı Güvenlik Riskleri

Ofislerde söz konusu olan MFP / yazıcı güvenlik tehditleri yalnızca dijital saldırılarla sınırlı değildir. Eğer ofis baskı cihazlarınızda güvenli baskı işlevleri etkin değilse, kullanıcılar tarafından yazıcı tepsilerinde unutulan ve işletmelere dair kritik bilgiler içeren dokümanlar da kötü niyetli kişiler için kolay birer hedef haline gelebilir.

İşletmenize değer katacak, ihtiyacınıza uygun doküman güvenliği çözümlerimiz hakkında bilgi almak için bize hemen ulaşı

Avrupa ülkeleri GDPR (Genel Veri Koruma Düzenlemesi) için gün sayarken, tüm dünyada kişisel verilerin korunmasına ve bilgi güvenliğine ilişkin düzenlemelerin gözden geçirilmesi ve yeniden yapılandırılması gerektiği fikri yaygınlaşıyor. İşletmeler için hassas bilgileri kötü niyetli kişilerden korumak zaten önemliyken, yükselen trendler veri güvenliğini hem ticari güvenlik, hem de yerel ve ulusal mevzuatlara uyum açısından daha da kritik bir konu haline getiriyor. Ağa bağlı ofis yazıcıları ve MFP’ler, dijital dönüşüm çağında ciddi bilgi güvenliğitehditlerinin hedefi haline gelebiliyorlar. İşte bu cihazlara yönelik muhtemel güvenlik risklerinden ve baskı güvenliği tehditlerinden kaçınmak için izlenmesi gereken 7 temel adım;

1. MFP / Yazıcı Şifreleme İşlevlerini Kullanın

Ofis yazıcılarına gönderilen baskı işleri bu aktarım sırasında kötü niyetli saldırıların hedefi olabilirler. Eğer bir etkili şifreleme yazılımıkullanılırsa, baskı işleri yazılım tarafından karmaşık bir koda dönüştürülür, böylece dijital korsanlar dokümanları ele geçirseler bile içlerindeki hassas bilgilere erişemezler.

MFP’lerin (çok fonksiyonlu fotokopi makinesi) / yazıcıların içinde bulunan sabit sürücüler de şifreleme işlemine tabi utulabilir. Bu şekilde, bilgi güvenliği için farklı bir veri koruma katmanı daha sağlanmış olur ve kötü amaçlı kişilerin sabit sürücülere erişmeleri halinde önemli verilerin ele geçirilmesi oldukça zorlaşır.

2. Bir Kullanıcı Yetkilendirme Sistemi Kurun

Teknolojinin iş yaşamına giderek artan oranlarda dahil olduğu dijital dönüşüm çağında, MFP ve yazıcılarınıza kurabileceğiniz bir kullanıcı yetkilendirme sistemiyle baskı cihazlarınıza isteyen herkesin erişmesini engellemeniz mümkündür. Kullanıcı yetkilendirmenin en önemli işlevlerinden biri, yetkisi olmayan kişilerin cihazlarda, ağda ve/veya bilgisayarlarda bekleyen baskı kuyruğuna erişmelerini ve cihazlara zararlı olabilecek dosyalar göndermelerinin engellenmesidir.

Kullanıcı yetkilendirmenin bir diğer avantajı ise, baskı işlerinin temel kayıtlarını görmenin mümkün olmasıdır. Eğer işletmenizde bir yetkilendirme sistemi varsa, tüm baskı işleriniz kim tarafından, ne zaman ve hangi cihaza gönderildiği öğrenebilirsiniz.

Tüm bunların yanı sıra baskı işlerinin izlenebilir olması, çalışanlarınızın onları baskı cihazlarına göndermeden önce bir kez daha düşünmelerini sağlayarak baskı maliyetlerini azaltma konusunda da size katkı sağlar.

3. Baskı Cihazları Kurulur Kurulmaz Şifrelerini Değiştirin

Günümüzde dijital korsanlar pek çok elektronik cihazın varsayılan hazır şifrelerine kolayca erişebilmekte, hatta bunları birbirleriyle paylaşmaktadır. Tüm ofis baskı cihazları varsayılan olarak birer şifreye sahiptir ve cihazlar ofisinize kurulduktan sonra baskı güvenliğikonusunda atacağınız ilk adım mutlaka bu şifreyi değiştirmek olmalıdır.

4. Ofis Baskı Cihazlarınızı Fiziksel Olarak Kontrol Altında Tutun

Veri sızıntısı denildiğinde pek çoğumuzun aklına bilgisayar korsanlarının bir sunucuya veya bilgisayara saldırı düzenlemeleri ve içindeki önemli bilgileri ele geçirip kullanmaları gelir. Ancak günümüzde pek çok saldırgan kritik belgeleri ele geçirmek için şirket binalarına fiziksel olarak sızma yolunu seçmektedir.

MFP / yazıcı güvenliği ihlallerinin büyük çoğu çok basit bir ihmalden kaynaklanır: hassas verilerin yer aldığı dokümanların cihaz tepsilerinde unutulmasından. Bu durumun gerçekleşmesi ihtimali ofislerin uzak köşelerinde yer alan, yoğun olarak kullanılmayan cihazlar söz konusu olduğunda daha yüksektir.

5. Baskı Politikaları Oluşturun ve Güvenli Baskı Yazılımlarından Faydalanın

Baskı güvenliği, cihazlarınıza kullanıcı tanımlama işlevleri entegre edilmesi ve tanımlanan kullanıcıların uyması gereken çeşitli kurallar belirlenmesiyle başlar. Güvenli baskı uygulamaları ile kullanıcıların baskı cihazlarına ve dolayısıyla baskı işlerine yalnızca kendilerine özel bir PIN kodunu girerek ya da personel kimlik kartlarını cihazlara okutarak erişebilmelerini sağlayabilirsiniz.

6. Tüm MFP / Yazıcılarınızı Güncel Tuttuğunuza Emin Olun

Yazıcılarınızda / MFP’lerinizde sürekli mevcut olan en güncel aygıt yazılımlarının yüklü olmasını sağlayarak bu cihazları bilgi ve doküman güvenliği konusundaki pek çok riskten koruyabilirsiniz. Kötü amaçlı kişiler saldırıları için genellikle güncel olmayan internet sitelerini, sunucular ve cihazları hedef alırlar; çünkü güncel olmayan yazılımların sahip olduğu güvenlik önlemleri de güncel değildir ve bu nedenle sahip oldukları güvenlik açıkları daha fazladır.

7. Kullanılmayan İşlevleri Devre Dışı Bırakın

Ofis yazıcıları ve MFP’ler genellikle pek çok gelişmiş ve faydalı gömülü işleve sahiptirler, ancak muhtemelen işletmenizde bunların yalnızca bir kısmı aktif olarak kullanılacaktır. Söz konusu işlevlerin her birinin çalışmak için kendi sistemsel süreçlerine ihtiyacı vardır, bu da her bir işlevin cihazlarınızda MFP ve yazıcı güvenliği konusunda saldırganların kullanabileceği daha çok aralık kapı bırakmasına neden olur.

Zaman içinde işletmenize özel şartları ve hangi işlevlerin kullanılmadığını tespit edip ilgili işlevleri devre dışı bırakarak baskı cihazlarınızın hem daha hızlı, hem de daha güvenli çalışmalarını sağlayabilirsiniz.

KYOCERA Document Solutions Türkiye olarak işletmelere sunduğumuz güvenli baskı çözümleri konusunda bilgi almak için bize hemen ulaşın.

 

 

Kaynak: Best practices to keep your printer secure

Günümüzün hızlı rekabet ortamında, çalışanlarına yüksek düzeyde esneklik imkanı tanıyabilen işletmeler, piyasada rakiplerinin bir adım önüne geçiyorlar. Mobil çözümler, cihazlar ve bunlarla bağlantılı teknolojiler ise bu esnekliğin başlıca kaynaklarından biri oldukları gibi; esnek çalışmanın işletme kültürü içinde sağlam bir yer edinmesine de yardımcı oluyorlar. Çalışanlara işletme tarafından sağlanan ya da bizzat çalışanlara ait olan mobil cihazlarla bunlara yüklenen mobil yazılımlar sayesinde, bilginin “fiziksel iş yerinden” bağımsız olarak üretilmesi, paylaşılması ve depolanması mümkün hale geliyor.

Modern çalışma biçimlerine entegre edilen mobil teknolojiler, dijital dönüşümün ortaya çıkardığı nesnelerin interneti gibi kavramlarla bir araya geldiklerinde hem çalışanların, hem de müşterilerin ihtiyaçlarının kişiselleştirilmiş, nokta atışı yöntemlerle optimize edilmesine olanak tanıyorlar. Günümüzde işletmelerin kendilerine has ihtiyaçlarına cevap verecek şekilde geliştirilebilen mobil iş uygulamaları ve çözümler, müşterilerin belli tercih ve özelliklerini değerlendirip bunlara göre kişiselleştirilebildikleri gibi, çevrimiçi birer müşteri iletişimi geliştirme / memnuniyet ölçme aracı olarak da kullanılabiliyorlar.

Günümüz işgücü piyasasına dahil olan çalışanların pek çoğu, mobil teknolojiler de dahil olmak üzere genel teknolojik gelişmelerin kendilerini daha verimli hale getirdiğini düşünüyor. Yapılan araştırmalar; özellikle günümüz nitelikli işgücünün büyük bir kısmını oluşturan Y kuşağına dahil olan kişilerin iş tercihlerinde işletmelerin çalışanlarına sağladıkları mobil imkanları ve esneklik olanaklarını dikkate aldıklarını ortaya kanıtlıyor. Bu sebeple, mobilitenin tanıdığı imkanları birer maliyet unsuru olarak gören ve mobil teknolojileri sistemlerine entegre etmekten kaçınan işletmeler yalnızca muhtemel verimlilik artışı fırsatlarını kaçırmakla kalmıyor, aynı zamanda nitelikli işgücü için cazip birer seçenek olmaktan da uzaklaşıyorlar.

Bireysel Veri Güvenliği

Bireysel kullanıcıları, başka bir deyişle tekil kişileri, dijital ekosistemin veri güvenliği açısından en savunmasız aktörleri olarak nitelemek mümkündür. Bireysel kullanıcıların kullandıkları kaynaklar ve çevrimiçi ortamdaki güvenli hareket etme yetenekleri ile ağdaki muhtemel sorunların bir araya gelmesi, ortaya çeşitli güvenlik riskleri doğurabilir. Bu nedenle günümüzde pek çok kullanıcı kişisel verilerin korunmasıve çevrimiçi güvenliğin sağlanmasına büyük önem verirken, kullandıkları dijital servislerin onlara sağladıkları bilgileri kontrol etme ve hatta istedikleri an silme hakkı vermesi gerektiğini düşünmektedir.

Kişisel bilgi güvenliği konusunda endişe uyandıran bir diğer durum, kişisel verilerin şirketler tarafından kullanıcılardan para ya da farklı bir ödül karşılığında toplanmasıdır. Bu karşılıklı alışveriş senaryosu ilk bakışta zararsız görünse de, bugün bireysel internet kullanıcılarının önemli bir kısmı kişisel verilerini belli bir yarar sağlama karşılığında işletmelerle paylaşma fikrine şüpheyle yaklaşmaktadır.

Bu endişelere rağmen, sorunlar genellikle dijital ortamın güvenli olmamasından çok bireysel kullanıcıların tehlikeli olabilecek durumlara dair bilgilerinin eksikliğinden ve bu durumlara nasıl tepki vereceklerini kestirememelerinden kaynaklanmaktadır. Bu nedenle yapılması gereken asıl şey sorunun ortaya çıkmasını, yani kötü amaçlı yazılımların sistemlere sızmasını önlemeye odaklanmaktır. Ne olduğu hakkında fikir sahibi olunmayan şüpheli bir bağlantı içeren bir e-posta alındığında bu e-postayı hemen silmek gibi basit alışkanlıklar bireysel kullanıcıları pek çok ciddi güvenlik tehdidinden koruyabilir. Bunun yanı sıra kişisel bilgisayarlarda, bir miktar daha fazla maliyeti göze alıp, mümkün olan en gelişmiş güvenlik yazılımlarını kullanmak da kişisel verilerin korunması konusunda etkili olacaktır.

İnsanların dijital ortamda hassas bilgilerini korumak için gerekli önlemleri almamaları çoğu zaman umursamazlıktan değil, “Saldırganlar neden benim bilgisayarımı / ağ bağlantımı hedef alsınlar? Benim verilerimi çalınmaya değer kılan nedir?” ve benzeri sorulardır. Gerçek şu ki, birçok siber saldırı yalnızca tekil kullanıcıların verilerini ele geçirmek için değil, aynı zamanda tek bir kişi üzerinden pek çok kişinin bilgilerine erişmek ve ardından toplanan tüm kişileri hedef alan daha büyük ölçekli saldırılar gerçekleştirmek amacıyla düzenlenir.

İnternet kullanımı arttıkça, bireysel kullanıcılara yönelik tehditler ve veri güvenliği riskleri de gelişmektedir. Daha önce oldukça büyük ölçekli, ancak nadir olarak gerçekleşen saldırılar günümüzde tek tek kullanıcıların çevrimiçi faaliyetlerini ve interneti kullanırken sergiledikleri refleksleri değiştirmelerini gerektirecek kadar karmaşıklaşmıştır. Bugün bireysel kullanıcıların bilgi güvenliği için yalnızca virüsten koruma yazılımlarına güvenmeleri yeterli olmamakta, dijital ortamda kendilerini güvenceye almak için interneti güvenli kullanmayöntemlerini ayrıntılı biçimde öğrenmeleri ve alışkanlık haline getirmeleri gerekmektedir.

Kurumsal Veri Güvenliği

İşletmeler ve bireysel kullanıcılar için söz konusu olan güvenlik riskleri arasında çeşitli benzerlikler mevcuttur. Ancak kurumsal veri güvenliği söz konusu olduğunda veri hırsızlığı, ölçeğe de bağlı olarak, bir işletmenin fonksiyonlarını doğrudan etkileyerek para ve zaman kaybına, daha ileri durumlarda ise yasal sorunlara ve hatta işletmenin çeşitli sebeplerle piyasada varlığını sürdüremeyecek duruma gelmesine neden olabilir. Bu nedenle, şirketlerin sahip oldukları, sakladıkları ve işledikleri hassas verileri korumak için tekil kişilere göre çok daha gelişmiş güvenlik önlemleri almaları gerekir.

İşletmeler söz konusu olduğunda siber güvenlik saldırıları iki gruba ayrılabilir: özel bir ağa yönelik saldırılar ve doğrudan işletme altyapısını etkileyen saldırılar. Bunlardan ilkinin zararlı etkileri genellikle çalışanların bilgisayarlarıyla sınırlı kalırken, ikinci tür saldırıların etkileri sunuculara, ağlara ve / veya dosyalara kadar yayılabilir.

İşletme güvenliğine yönelik saldırılar, tekil kullanıcılara yönelik olanların aksine, müşteri, gelir ve itibar kaybına ya da daha kötü sonuçlara neden olabilecek çok önemli verilerin kötü niyetli kişilerin eline geçmesine neden olabilir. Bir şirketin bir siber saldırı sonucu yaşayabileceği finansal kayıp, bireysel bir kullanıcının kat kat ötesindedir.

İşletmelerin bilgi güvenliği konusunda alabilecekleri önlemler ölçeklerine ve sahip oldukları çalışan sayısına göre değişiklik gösterir. Bununla birlikte, ölçeği ne olursa olsun her işletme şirket içi ve müşterilere ait hassas verilerin korunmasında yalnızca virüsten koruma yazılımlarının yeterli olmayacağının bilincinde olmalıdır. Bir işletmenin veri / bilgi / doküman güvenliği tehditlerinden tam anlamıyla korunabilmesi için küresel veri güvenliği politikalarıyla uyumlu bir yol haritası geliştirmeleri ve çalışanlarını bilgisayarlarını, verilerini ve gizliliklerini şirket politikaları doğrultusunda nasıl koruyacakları konusunda eğitmeleri şarttır.

 

 

 

 

Kaynak: Security – How Users and Companies are Different